Şirketler İçin E-İmza: Kurumsal Başvuru, Yetkili İmzası ve Çalışan E-İmzaları
"Şirketimiz için e-imza almak istiyoruz" cümlesi çoğu zaman iki farklı ihtiyacı anlatır: şirket yetkilisinin ya da çalışanların e-imzası ve şirketin kendi elektronik imzası. İkisi farklı ürünlerdir; doğru olanı almak hem zaman hem para kazandırır.
Önce temel kural: e-imza kişiye verilir
Nitelikli elektronik sertifikanın sahibi yalnızca gerçek kişi olabilir. Yani bir limited ya da anonim şirket adına e-imza çıkarılmaz. Şirketin kendi adına belge imzalaması gerektiğinde kullanılan araç mali mühürdür. Farkı mali mühür ile e-imza yazımızda ayrıntılı anlattık.
Şirketlerde kimin e-imzaya ihtiyacı olur?
- Şirket müdürü veya yetkilisi: Şirketi temsilen yapılan e-Devlet, SGK ve resmi kurum işlemleri için.
- İhaleye giren firmalarda teklif veren kişi: EKAP üzerinden elektronik teklif e-imza ile verilir.
- Muhasebe ve insan kaynakları çalışanları: Kurum sistemlerinde bildirim ve onay işlemleri için.
- KEP kullanan şirketlerde: Kayıtlı elektronik posta ile gönderilen belgeler çoğunlukla e-imzayla imzalanır.
Kurumsal başvuru nasıl işler?
Kurumsal başvuruda şirket, çalışanları adına başvuruyu başlatır ve bu talebi yazılı olarak belgeler. Kişinin sertifikasına, talep edilirse şirketi temsil yetkisi ya da kurum bilgisi eklenebilir; sertifika sağlayıcısı bu bilgiyi resmi belgelerle doğrular.
Pratikte dikkat edilecekler:
- Her çalışan kendi kimliğiyle başvurur. e-Devlet onayı ve kimlik doğrulaması kişinin kendisi tarafından yapılır.
- Belgeler sağlayıcıya göre değişir. Şirket unvanı, vergi bilgileri ve yetkiyi gösteren bir belge (ör. imza sirküleri) istenebilir.
- Teslim kişiye yapılır. Her çalışanın PIN'i yalnızca kendisinde olmalıdır.
Birden fazla çalışan için tek seferde
Birkaç çalışanınızın e-imzasını aynı gün almak istiyorsanız önceden randevu planlayalım. Herkes kimlik kartı, telefonu ve e-Devlet şifresiyle gelirse başvuru, onay ve teslim aynı ziyarette tamamlanır; e-imzaları ofisimizde kişi başı birkaç dakikada teslim ediyoruz.
Çalışan ayrılırsa ne olur?
E-imza çalışanın kendisine aittir ve onunla birlikte gider. Kurumsal başvuruyla alınmış ve sertifikasında şirket bilgisi bulunan bir e-imzada, çalışan ayrıldığında sertifikanın iptali gündeme gelebilir. Bu durumu sertifika sağlayıcısıyla netleştirin ve şirket sistemlerindeki yetkilerini kaldırmayı unutmayın.
Kısaca
Şirket adına e-imza değil, mali mühür alınır; e-imza şirket yetkilisine ve çalışanlara ayrı ayrı verilir. Şirketiniz için hangi ürünün gerektiğinden emin değilseniz bizi arayın, ihtiyacınızı birlikte çıkaralım. Paketler ve fiyatlar e-imza sayfamızda.
